Môže SharePoint fungovať ako Learning Management systém?
Možno potrebujete plánovať, organizovať a sledovať školenia vašich zamestnancov. Potrebujete evidovať kurzy, termíny, prihlášky, hodnotenia školení, zasielať upozornenia a ukladať výukové materiály. Síce existuje množstvo Learning Management systémov (LMS), ale nepáčilo by sa vám mať všetko v intranete a využiť maximálne SharePoint?
Predstavme si, že v súčasnej chvíli používate Excel, kde si vediete školenia a termíny. Excel posielate vašim zamestnancom e-mailom, tí vám e-mailom posielajú požiadavky, prípadne sa zamestnanci zapisujú do Excel tabuľky. Prvým krokom k LMS môže byť uloženie Excel súboru do zdieľanej SharePoint knižnice. Dokument je na jednom mieste, majú k nemu prístup všetci zamestnanci a pri každej zmene je zachovaná verzia dokumentu. Ak niekto niečo omylom prepíše, dokážete sa jednoducho vrátiť k predchádzajúcej verzii. Zároveň vám pri každej zmene môže prichádzať notifikácia.
Odvážnejším krokom je vytvorenie SharePoint zoznamu (listu) pre prihlasovanie na konkrétny termín. Bude to pre vašich zamestnancov trochu iné prihlasovanie, ale vám to prinesie mnohé výhody. Môžete obmedziť počet miest, sledovať modifikáciu záznamov alebo zamedziť prepisovaniu záznamov. SharePoint ďalej dokáže posielať notifikácie pri zmenách na konkrétnom zázname.
Možno ale potrebujete ísť ďalej a vytvoriť napr. kompletnú vstupnú stránku, kde používateľ uvidí svoje prihlášky, všetky kurzy a termíny, na ktoré sa môže prihlasovať, zaviesť systém notifikácií a schvaľovania pomocou workflow alebo O365 Flow. Ani to nie je v SharePointe problém.
Zaviesť nový SharePoint web ste schopní v relatívne krátkom čase, bez zložitých požiadaviek na programovanie a vývoj.
Pre vytvorenie webu budete potrebovať obrázky, ikony a niekoľko SharePoint objektov: zoznam pre katalóg kurzov, kalendár pre termíny kurzov, zoznam pre ukladanie prihlášok, knižnicu pre ukladanie materiálov zo školení či prieskum pre hodnotenie akcií.
Ďalej sa vám bude hodiť SharePoint designer, prípadne Flow pre vytváranie notifikácií a schvaľovanie prihlášok. A aby bolo všetko pekné a intuitívne, využijete aj Javascript a CSS (ak používate starý dizajn SharePoint), prípadne PnP (pre nový design online SharePoint).
Posledným krokom, ako SharePoint premeniť na dokonalý LMS, je potom vykonať programátorské úpravy „ušité“ presne na mieru vašim požiadavkám. U nás v IBA CZ sme takto pre zákazníka vytvorili napr. modul pre riadenie školení.
Ten ponúka jednoducho použiteľné, zároveň ale výkonné funkcie, napr. automatický prevod záujemcov o akciu na registrovaných, možnosť zostavovať poradovníky, zautomatizovať kroky v administrácii LMS, posielať emailové pozvánky do Outlook kalendára a prijímať akceptácie, napojiť LMS na váš personálny systém atď.
Ako možno názorne vidieť, s trochou plánovania a premyslených úprav nemusí byť váš SharePoint „len“ inteligentným úložiskom dokumentov. Hoci sme sa v tomto článku zaoberali predovšetkým jeho využitím pre intranet, ponúka samozrejme aj množstvo ďalších možností, čo z neho robí produkt, ktorý dokáže veľmi pružne reagovať na rast firmy aj meniace sa nároky.
VŠIMNITE SISharePoint pomáha pri spolupráci, zvyšuje produktivitu tímov, oddelení či divízií.